En viktig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet på en arbetsplats handlar om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, OSA. Med det menas hur arbetet är organiserat och vilka förutsättningar det finns för en god hälsa bland medarbetarna. Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan dock verka svår att sätta fingret på och mäta jämfört med den fysiska arbetsmiljön.
I det här blogginlägget ska vi därför reda ut vad som definierar en god organisatorisk och social arbetsmiljö. Vi ska titta närmare på vilka verktyg som man kan använda sig av inom verksamheten för att förebygga psykisk ohälsa. Vi tar avstamp genom att först läsa Arbetsmiljöverkets föreskrifter om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
OSA - detta innebär förkortningen i praktiken
Vi vill ju alla må bra på vår arbetsplats och känna oss trygga i alla avseenden. Ofta tänker man i första hand på de fysiska aspekterna av arbetsmiljön, men i det systematiska arbetsmiljöarbetet är den sociala delen är minst lika viktig.
Den brukar med ett annat ord kallas OSA, som är en förkortning för organisatorisk och social arbetsmiljö.
Organisatorisk arbetsmiljö handlar om hur man förhåller sig till resurser, ansvar, krav, kommunikation, inflytande, ledning och delaktighet och hur ledningen kommunicerar ut detta till medarbetarna.
Social arbetsmiljö handlar om förutsättningarna och villkoren för det sociala umgänget på arbetsplatsen, samt det samarbete och stöd som finns kollegor sinsemellan eller från chefen.
Föreskrifter kring arbetsmiljö för att fokusera rätt
Allt arbete är förenat med vissa risker för ohälsa. Några av riskerna som är viktiga att ta hänsyn till i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön är:
- Osäkra anställningar.
- Höga krav och små möjligheter att påverka.
- Konflikter.
- Natt- eller skiftarbete.
- Bristande mänskligt stöd.
Dessa risker går inte att ta bort, men de går att förebygga. Arbetsmiljöverket har därför tagit fram föreskrifter för organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Föreskrifterna syftar till att:
- Lyfta fram den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
- Förtydliga vad som ingår i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
- Hjälpa arbetsgivaren att fokusera på rätt aspekter av den
- Ge konkreta råd till hur man kan integrera dessa i det systematiska arbetsmiljöarbetet
Eller, som det står i föreskrifternas första paragraf, ”...främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska eller sociala förhållanden i arbetsmiljön.” (AFS 2015:4 §1)
Viktiga aspekter kring OSA
Föreskrifterna är alltså tänkta som ett hjälpmedel för alla medarbetare att planera sina insatser för att jobba praktiskt med och förbättra den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Stommen i föreskrifterna utgörs av tre områden som anses särskilt viktiga, och de beskriver vi kortfattat här: Notera att vi i den här artikeln inte har möjlighet att ta upp samtliga delar av föreskrifterna, utan enbart kommer fokusera på delar kring arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling.
Arbetsbelastning
Det här kan du läsa i AFS 2015:4 §9:
”Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning.”
Det finns ingen definition av ”ohälsosam” i det här sammanhanget, och det beror på att föreskriften primärt ska verka förebyggande (här ser du ett exempel från SKR). Man vill lyfta fram arbetsbelastning som en viktig faktor med tillhörande risker. I en tid av utbredd psykisk ohälsa och stress är detta avgörande för att man ska få bukt med problemen.
De allmänna råden för den här paragrafen handlar bland annat om att:
- Anpassa resurserna efter kraven som ställs för varje uppgift
- Vara observant på tecken på ohälsosam arbetsbelastning bland medarbetarna. Det kan handla allt från minskad effektivitet, konflikter, att sjukfrånvaron stiger och att verksamheten får in mer klagomål.
- Synliggöra problem, som exempelvis stress. Det kan göras genom att utföra enkäter eller hålla medarbetarsamtal.
Andra åtgärder att sätta in kan vara att omfördela resurser, ändra prioriteringar, öka bemanningen eller kompetensen, samt att erbjuda arbetstagarna varierande arbetsuppgifter och tid till återhämtning.
Har din arbetsgivare gjort insatser kring att förebygga stress?
Det här är en av frågorna som ställdes i undersökningen Hur säkra är Sveriges arbetsplatser? 50% svarar att det har gjorts insatser men lika många säger att det inte har gjorts insatser eller att man är osäker. Ta del av hela undersökningen här >>
Stress och arbetsmiljö är nära sammankopplat enligt de som deltog i den oberoende undersökningen, där över 1000 personer svarade. Ladda ner den för att få nya insikter kring arbetsmiljö. Tips! Välj ut några frågor och skapa en egen workshop
Stress - kopplat till bl a arbetsbelastning och finns med i föreskrifterna
Föreskrifterna lyfter även dessa området som är viktiga för arbetstagarna att känna till:
- Sina arbetsuppgifter.
- De resultat som ska nås.
- Huruvida arbetet ska utföras på ett särskilt sätt.
- Vilken prioriteringsordning arbetsuppgifterna har.
- Vem de kan vända sig till för stöd.
Det är arbetsgivarens ansvar att se till att arbetstagarna vet vad som gäller och vilka rättigheter de har. De allmänna råden för arbetsgivaren handlar om att löpande gå igenom och se till att punkterna ovan finns i arbetstagarnas medvetande. Att vara tillgänglig och underlätta för samarbete kollegorna sinsemellan är också exempel på framgångsfaktorer.
Som kollega har man också ett ansvar för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsgivarens ansvar är att exempelvis ordna arbetsplatsträffar - APT där medarbetare kan diskutera, bidra och ställa frågor för att stärka arbetsmiljön.
Arbetstid
Det här kan du läsa i AFS 2015:4 §12:
”Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna”
Här är A och O att anställda får den återhämtning de behöver mellan arbetspassen. Trötta medarbetare som exempelvis arbetar i skift eller har mycket övertid utgör en risk som kan leda till sjukskrivningar, olyckor eller får andra negativa konsekvenser för den organisatoriska eller sociala arbetsmiljön.
De allmänna råden kring arbetstid handlar därför om att ta hänsyn till medarbetarnas hälsa vid schemaläggningen och lägga in plats för återhämtning och vila.
Kränkande särbehandling
Det här kan du läsa i AFS 2015:4 §13:
”Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling.”
Med kränkande särbehandling menas olika typer av handlingar som uppfattas kränkande och bidrar till ohälsa och försämrad social arbetsmiljö. De allmänna råden för att förebygga kränkande särbehandling innefattar att:
- Ta ställning mot kränkande särbehandling i en policy.
- Göra satsningar, utbildningar, workshops eller liknande kring bemötande och uppträdande på arbetsplatsen.
- Vara uppmärksam på kränkande särbehandling när konflikter uppstår, vid omorganiseringar eller när arbetsuppgifter fördelas.
Det ska även finnas rutiner enligt AFS 2015:4 §14: "Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras"
Dessa rutiner ska alla på arbetsplatsen känna till och ska utformas utifrån dessa punkter:
- Vem som tar emot uppgifter om kränkande särbehandling och skyndsamt startar en utredning.
- Mottagande chefs ansvar att agera, behandla anmälan, vidta åtgärder och dokumentera löpande.
- Hur och var de utsatta kan få stöd ex. Företagshälsovård och stöttning från skyddsombud.
Anställda ska alltid veta till vilken chef och skyddsombud de kan vända sig om de upplever att de utsatts för kränkande särbehandling. Är situationen särskilt allvarlig ska det finnas rutiner för hur externa personer kan kopplas in för att hjälpa, samt hur liknande situationer ska förebyggas i framtiden.
Verktyg för arbetsmiljöfrågor:
olika verksamheter, olika utmaningar
För att få stöd att göra det på bästa sätt kan du ta hjälp av OSA-kollen. Det är ett verktyg som tagits fram av Suntarbetsliv, ett samarbete mellan fackförbund och arbetsgivarorganisationer. OSA-kollen ger konkreta tips på aktiviteter för att motverka ohälsa och skapa bättre relationer på arbetsplatsen.
Kunskap och mål för en hälsosam arbetsmiljö
Arbetsmiljöverket föreskriver att alla arbetsgivare är skyldiga att ha en kunskapsnivå med tydliga målsättningar för att förebygga dålig organisatorisk och social arbetsmiljö. Detta kan brytas ned i två punkter:
- Arbetsgivaren ska se till att utbilda chefer och arbetsledare till att kunna identifiera, hantera och förebygga ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling.
- Arbetsgivaren ska dessutom formulera mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Hela organisationen ska vara delaktig i framtagandet av målen, och de ska kommamed en tydlig och mätbar strategi för att kunna nås.
Vanliga frågor och svar
Vem eller vilka vänder sig föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö sig till?
Föreskrifterna innefattar alla arbetstagare i en verksamhet, och de ska även ha möjlighet till inflytande över arbetsmiljöns utformning. Eftersom arbetsgivaren är ytterst ansvarig för arbetsmiljön så är föreskrifterna mer riktade till VD och ledningen, men eftersom de innehåller konkreta råd på hur man kan förebygga ohälsa och arbeta för en bättre organisatorisk och social arbetsmiljö är den även till hjälp för chefer och medarbetare.
Hur kan vi konkret få in frågorna gällande organisatorisk och social arbetsmiljö i det dagliga arbetet?
De olika aspekterna av organisatorisk och social arbetsmiljö ska lyftas fram i det redan befintliga systematiska arbetsmiljöarbetet. De ska alltså behandlas på samma sätt som andra arbetsmiljöfrågor. Vanligen använder man sig av ett så kallat SAM-hjul, som ledning och arbetsmiljörepresentanter ansvarar för och som innefattar undersökning och bedömning av risker, åtgärder och uppföljning.
Hur vet jag om min arbetsbelastning är ohälsosam för mig?
Det kan vara svårt att veta om din arbetsmängd är lagom eller ohållbar. I regel är det en väldigt subjektiv upplevelse, eftersom vi reagerar olika på stress. Upplever du att kraven som ställs på dig är mer än vad du klarar av, och att det inte bara är tillfälligt utan pågår under en längre tid, kan det vara tal om en ohälsosam arbetsbelastning. Detta kan vara skadligt i längden. Du bör genast ta upp detta med din chef för att arbetsbördan ska kunna balanseras igen och ge dig tid till återhämtning.